【スケジュール管理】仕事が回らない人に、仕事が回らなくなる方法を教えます。

仕事/効率化

こんにちは、しょんです。
今日は仕事の考え方について書いていきます。

ついつい、仕事が回らない人っていますよね?

しょん
しょん

仕事って減らないもんね

もちろん、どうしても避けられない事もありますが、
仕事が回るように工夫することはできます。

今日はその仕事の方法を書きますので是非参考にして下さい。
早速ですが、本題に入りますね。

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大前提

仕事が回らないという事は
自分が仕事を把握できていないという事を自覚する。

基本的にはこれに尽きます。

何故回らないかと言うと、調整ができないからです。
そして、何故調整ができないかと言うと、自分の仕事を把握していないのです。

しょん
しょん

厳しい事を言っているけど、
これは受け止めよう

逆に考えると、自分の仕事を把握することが
仕事をうまく回すための第一歩です。

それでは次に進みます。

STEP1:それぞれの業務の納期を把握する

☑納期とは自分の業務が完了するところを指す。

まずはその仕事の納期を把握しましょう。
ここで重要なのは、とりあえず自分の業務が完了するところを納期と考えることです。

理想を言うと、業務の全体のスケジュールを知り、
全ての納期を把握することが望ましいです。

でも業務の規模間次第では、
全体のスケジュールを把握することが困難なケースもありますので
とりあえず、自分の業務が完了する納期を抑えましょう。


自分①→A部署→B部署→自分②→C部署→D部署→完了の業務があったとする

このケースであれば自分②を納期を押さえる必要があります。

そこからA部署,B部署と調整して自分①の納期を抑えましょう。

よくある、仕事が回らない人の場合は、
とりあえず、自分①の納期だけを確認するケースが多いです。

その後、自分のところに仕事が戻ってきたときに、
納期がいつまでに必要なのか曖昧で、
“気づけば明日が納期だった”っていうことが起きるのです。

しょん
しょん

目先のスケジュールだけ聞いて、OKっていう人は
その後の予定が分かってない人が多いよね!!

理想はD部署までの納期を確認して逆算できればいいが、
そこまで把握できないことも多いです。
だから、最低限自分②の納期を確認して調整を始めましょう。

STEP2:自分の業務にかかる時間を把握する

STEP1で必要な納期がわかりました。
次に納期通りに自分の業務が間に合うのかを確認する必要があります。

自分の業務が間に合わない場合は、納期交渉が必要なので、
STEP2と言いつつ、STEP1と同時に考える必要があります。  
              

基本的に定例業務であれば、この必要な時間は体感でわかりますが、
非定例業務の場合、どれぐらいかかるかわからないと思います。

そのために、調べる時間を最優先で確保しなければなりません。

どんな情報やデータがあれば対応できそうか、
どんなシステム改修をすれば対応できそうか
何時間ぐらいかかりそうかなど様々な事を検討します。

しょん
しょん

どうやって進めたらわからないのに、
納期に間に合うって言うのはだめだよ。

よくある、仕事が回らない人の場合は、
ここを抑えずに、納期に間に合うという回答をするケースです。

実際に作業をしてみると、
思わぬ時間が掛かってしまい、仕事が回らなくなっていくのです。

だからこそ、納期に間に合うか即答できる内容ではない場合、
確認するので〇〇日まで回答を待ってくださいと言わなければなりません。

回答を待ってもらうことは悪いことではありません。
気が弱い人、YESマンだと、間に合わせます!って即答してしまう傾向にありますが
勇気をもって、待ってくださいって言いましょう。

しょん
しょん

適当な返事をする方が
出来なかったときに、相手に迷惑を掛けちゃうよ。

(しかも自分の評価も下がるよね)

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他に気を付けること①

自部署の業務でも、他の人への依頼がある場合は、その業務は優先順位を上げて取り組む

他部署と納期調整して、
自分の部署の業務にかかる時間を把握した後に、
自分だけで完結するのか、他の人にも業務を依頼するのかを確認します。

そして、他の人に業務を依頼する場合は、
(自分だけの業務よりも)優先順位を上げて、早く依頼をしましょう。

しょん
しょん

依頼ができる状態まで仕上げましょうという意味ですよ

例えば、
仕事①自分→Aさん→自分
仕事②自分で完結

この場合は、Aさんの工数があることも考えて、仕事①優先順位を上げて作業する。

よくある、仕事が回らない人の場合は、
納期が早いほうを優先でやる事が多いです。

人に依頼する業務と言うのは
その人の工数の見通しが甘かったり、
想定外の出来事で遅れること可能性があるので先に依頼をする方が良いです。

※ただし、両方とも納期が間に合うことが前提ですよ。

しょん
しょん

納期に遅れるのが一番ダメ!!

他に気を付けること②

☑自分のスケジュールにバッファーを持つ

仕事をしている人であれば、
誰でも経験があると思いますが想定外のことは必ず起きます

例えば
☑確認したつもりが、想定よりも時間が掛かっている
☑避けられない別の仕事が降りかかってきて、時間が押している
☑前工程が遅れて、自分の作業時間が減った

他にも色々なケースがあると思います。

想定外の事が起きた時、納期に間に合わなければ、
リスケ交渉をしなければなりませんが、
リスケばっかりしている人には信頼が集まりません。

しょん
しょん

逆説的かもしれないけど、
信頼できる人は、納期をしっかりと守るよね。

仕事ができる人が
全てスケジュール通りに出来ているとは限りません。

それでも納期通りに対応できるのは
バッファーを持っているからだと思います。

多少のイレギュラーなことは、
自分のところで消化できるようにバッファーを持つようにしましょう。

僕の場合、目安としてこのぐらいのバッファーをとるように意識しています。

☑半日程度の仕事ならプラス1時間
☑1週間程度の仕事ならプラス1日
☑1か月程度の仕事なら5日

このバッファーは業務によっても、人によっても違うと思うので
試行錯誤して、自分の適性に合ったバッファーを見つけましょう。

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まとめ

今日は仕事の進め方論を話しました。

僕の個人的な考えですが
納期調整時に、なんとなくでYESと言うのは誰のためにもならないと思います。

徹夜でも何でもして、間に合えばよいのですが、
どうしようもなくなったときに、その業務にかかわる全ての人に迷惑をかけるのです

しょん
しょん

誰も幸せにならない、、

だから、一つ一つ確認をして
実現可能なスケジュールを提案していく事が大切です。

それが結果として、
自分の仕事が回る状態になるのだと思います。

ここまで見て頂き、ありがとうございました。
これからも更新していきますので、よろしくお願いいたします。

それでは

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